Privacy e governance 7 min Aggiornato il 12 ottobre 2026

Usi l'AI per valutare o gestire i dipendenti? Cosa chiede la legge

Dal 23 ottobre 2026 il nuovo decreto italiano sull'AI fissa regole per valutazioni, sanzioni, licenziamenti e turni: dove finisce l'aiuto di un assistente e dove inizia una decisione che deve restare a una persona?

Criteri, differenze ed esempi per capire dove cambia davvero la scelta e quali condizioni contano nel tuo caso.

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Risposta breve

Se usi l'AI per assumere, valutare, sanzionare, cambiare le condizioni di lavoro o licenziare, dal 23 ottobre 2026 la decisione finale deve prenderla una persona con un potere reale e autonomo, e il dipendente può chiederti una motivazione che indichi quanto ha pesato l'AI. Lo smistamento delle candidature è escluso da questa regola, non dal GDPR. Se l'AI incide su turni o ritmi, va nella valutazione dei rischi.

Scrivere testi, riassumere riunioni o preparare bozze con ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot resta possibile: conta chi decide e su quali elementi.
Il consenso del dipendente non sostituisce la decisione umana, e un licenziamento deciso in violazione della regola è nullo.
Prima di usare questi sistemi devi dare ai lavoratori l'informativa prevista dall'articolo 1-bis del d.lgs. 152/1997.
Se l'AI propone turni, carichi o ritmi, aggiorna il documento di valutazione dei rischi e forma le persone coinvolte.

Differenze

Il confronto che orienta la scelta

Criterio	Cosa dice il decreto	Cosa fare in pratica
Valutazione annuale delle prestazioni	Le valutazioni delle prestazioni rientrano espressamente tra le decisioni che non possono basarsi unicamente su un trattamento automatizzato.	Il responsabile legge i dati di partenza, può discostarsi dal punteggio proposto dall'AI e scrive con parole sue le ragioni del giudizio.
Contestazione o provvedimento disciplinare	I provvedimenti disciplinari sono citati nell'articolo 41: la decisione definitiva spetta a una persona con potere effettivo e autonomo.	Puoi far scrivere una bozza a un assistente, ma chi firma deve verificare i fatti e decidere da sé la sanzione.
Smistamento dei curriculum	Ricerca e selezione delle candidature non sono considerate decisioni finali sull'assunzione, anche quando escludono un candidato dalle fasi successive.	La scelta di chi assumere resta una decisione finale. Restano anche le regole del GDPR e il principio di non discriminazione.
Turni, carichi e ritmi proposti da un software	I sistemi AI che incidono su organizzazione del lavoro, ritmi produttivi o modalità della prestazione vanno valutati nel documento di valutazione dei rischi.	Aggiorna il DVR con il responsabile della sicurezza, spiega ai lavoratori i rischi e chi può correggere le proposte del sistema.
Licenziamento	Il licenziamento intimato in violazione dell'obbligo di decisione umana è nullo, come ogni altra decisione presa in violazione.	Conserva le ragioni della decisione e chi l'ha presa. Prima di procedere, confrontati con il consulente del lavoro.
Testi, mail e riassunti di riunioni	Se l'AI non entra in una decisione sul rapporto di lavoro, l'articolo 41 non si applica.	Se registri e analizzi le riunioni per valutare le persone, il caso cambia: rientri nelle decisioni sopra e nelle regole sui controlli a distanza.

Applicazione

Quattro casi da PMI

L'obbligo non dipende dal nome del tool, ma da cosa fa l'AI nel processo: aiuta a scrivere, propone una decisione o la prende. Questi esempi mostrano come cambia il lavoro di chi gestisce il personale.

Negozio con app che propone i turni

Presenze, vendite e disponibilità del personale · Bozza dei turni settimanali

Situazione: Aggiorna il DVR
Cosa fare: Chi pubblica i turni può modificarli

Un sistema che incide sui ritmi di lavoro entra nella valutazione dei rischi. Se i turni diventano anche base per giudizi o sanzioni, serve la decisione umana dell'articolo 41.

Studio professionale con valutazioni scritte in ChatGPT

Obiettivi, note del responsabile e feedback · Testo della valutazione annuale

Situazione: Il giudizio resta del responsabile
Cosa fare: Prepara la motivazione su richiesta

Usare l'assistente per mettere in forma un giudizio già tuo è diverso dal chiedergli di dare il voto. Se il voto lo propone l'AI, devi poter spiegare quanto ha pesato.

PMI che filtra i candidati nel software HR

Curriculum ricevuti per una posizione · Elenco dei candidati da sentire

Situazione: Fuori dall'articolo 41
Cosa fare: La scelta finale resta umana

Il decreto esclude ricerca e selezione delle candidature dalla regola sulla decisione umana, ma non dalle altre norme: GDPR e divieto di discriminazione.

Responsabile che prepara una contestazione con Claude

Segnalazioni, mail e verbali · Bozza della lettera di contestazione

Situazione: Verifica i fatti a mano
Cosa fare: Firma chi decide la sanzione

La bozza velocizza la scrittura. Se i fatti non sono controllati e la sanzione è quella suggerita dal testo generato, la decisione rischia di non essere davvero tua.

Cosa cambia il 23 ottobre e per chi

Il decreto legislativo 7 ottobre 2026, n. 179, adegua le norme italiane al regolamento europeo sull'intelligenza artificiale ed entra in vigore il 23 ottobre 2026. Gran parte del testo riguarda autorità, sanzioni e formazione. Per chi ha dipendenti contano gli articoli 41 e 42, che si applicano al datore di lavoro che usa sistemi di intelligenza artificiale nei processi decisionali sul rapporto di lavoro. Non serve un software HR dedicato: il decreto rimanda alla definizione europea di sistema AI, e conviene considerare anche ChatGPT o Copilot come sistemi AI ai fini dell'articolo 41.

Riguarda aziende, studi professionali ed enti che hanno lavoratori: il testo non prevede soglie di dimensione.
Si somma a ciò che già prevedevano il GDPR e la legge 132/2025, che chiedeva di informare il lavoratore sull'uso dell'AI.
Il GDPR limitava già le decisioni basate solo su un trattamento automatizzato; il decreto aggiunge che la decisione resta umana in ogni caso, anche con il consenso del lavoratore, la nullità delle decisioni prese in violazione, la motivazione su richiesta e la valutazione dei rischi.

Quali decisioni deve prendere una persona

L'articolo 41 copre le decisioni finali su costituzione, modifica e cessazione del rapporto, compresi i provvedimenti disciplinari e le valutazioni delle prestazioni. Queste decisioni non possono basarsi unicamente su un trattamento automatizzato e la decisione definitiva spetta a una persona fisica che eserciti un potere effettivo e autonomo. In pratica, chi approva in blocco ciò che propone il sistema senza poterlo cambiare o senza guardare i dati difficilmente esercita un potere effettivo.

Perché il potere sia effettivo, chi decide dovrebbe poter cambiare il suggerimento dell'AI e conoscere i dati su cui si basa.
Il consenso del lavoratore non è un'eccezione: anche con il suo accordo, la decisione resta umana.
Le decisioni prese in violazione sono nulle, e il licenziamento lo è espressamente.
Anche cambi di mansione, orario o sede possono essere modifiche del rapporto: valutali con la stessa attenzione.

Cosa resta fuori: candidature e lavoro quotidiano

Il decreto dice che ricerca e selezione delle candidature non sono decisioni finali sull'assunzione, anche quando un candidato viene escluso dalle fasi successive. Un filtro dei curriculum quindi non ricade nell'obbligo dell'articolo 41, mentre la scelta di chi assumere sì. Fuori dalla regola resta anche l'uso quotidiano di un assistente per scrivere mail, preparare documenti o riassumere riunioni, finché quei materiali non diventano la base di un giudizio su una persona.

Lo screening automatico resta soggetto al GDPR, che l'articolo 41 richiama espressamente.
Un criterio di filtro che penalizza età, genere o origine resta un problema di discriminazione, con o senza AI.
Se trascrizioni e analisi delle riunioni servono a valutare le persone, valgono anche le regole sui controlli a distanza dello Statuto dei lavoratori.

Informativa e motivazione: cosa devi poter spiegare

Prima di avviare il trattamento devi assolvere agli obblighi di informativa dell'articolo 1-bis del d.lgs. 152/1997: a cosa serve il sistema, su quali aspetti del rapporto incide, come funziona, quali dati usa e quali controlli umani sono previsti. Le informazioni vanno date in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e comunicate anche alle rappresentanze sindacali. Dopo una decisione, il lavoratore può chiedere una motivazione comprensibile, data da una persona, che indichi il peso dell'AI e i principali parametri considerati.

Annota per ogni decisione quali elementi hai guardato e cosa ha proposto il sistema.
Prepara un testo di motivazione che non sia solo il punteggio o la frase generata dall'AI.
A una richiesta di accesso ai dati o di informazioni aggiuntive va data risposta scritta entro trenta giorni.
Il lavoratore va informato per iscritto almeno 24 ore prima di modifiche che cambiano le informazioni già date e le condizioni di lavoro.
Lo stesso articolo 1-bis chiede un'analisi dei rischi e una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati: coinvolgi chi segue la privacy in azienda.

Turni, ritmi e sicurezza: il documento di valutazione dei rischi

L'articolo 42 chiede di valutare nel documento di valutazione dei rischi i sistemi AI che incidono sull'organizzazione del lavoro, sui ritmi produttivi, sulle modalità della prestazione o sulle decisioni rilevanti per la sicurezza. Un'app che propone i turni, un software che assegna i carichi nel magazzino o un sistema che misura i tempi di risposta di un call center sono gli esempi più vicini al testo. L'ultimo è anche un sistema di monitoraggio: possono valere l'informativa dell'articolo 1-bis e le regole sui controlli a distanza. Il datore di lavoro deve anche informare e formare i lavoratori sui rischi specifici e sulle misure adottate.

Coinvolgi il responsabile del servizio di prevenzione e protezione e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.
Valuta stress, ritmi e carichi prodotti dalle proposte del sistema, non solo il software in sé.
Spiega a chi lavora come segnalare un turno o un carico sbagliato e chi può correggerlo.

Checklist per la prima settimana

Per una PMI il lavoro iniziale è una mappa breve: quali tool AI usano i responsabili, in quali decisioni sulle persone entrano e chi firma alla fine. Con questa mappa capisci dove serve una procedura, dove basta una nota e dove non cambia nulla. Per i casi concreti, soprattutto sanzioni e cessazioni, fai verificare la procedura al consulente del lavoro.

Elenca i tool AI usati per valutazioni, turni, sanzioni, promozioni e cessazioni, compresi gli assistenti generalisti.
Per ogni decisione indica chi la prende e con quale potere di modificarla.
Aggiorna l'informativa ai lavoratori e inviala alle rappresentanze sindacali.
Prepara un modello di motivazione da usare quando un dipendente la chiede.
Aggiorna il DVR per i sistemi che incidono su ritmi e organizzazione.
Buona pratica, non obbligo del decreto: usa account e piani che non usano i dati dei dipendenti per addestrare i modelli.

Cosa il decreto non chiarisce ancora

Il testo non elenca esempi di potere effettivo e autonomo, non dice quanto deve essere dettagliata la motivazione e non distingue tra un assistente generalista e un software HR. Finché non arrivano chiarimenti ufficiali o le prime sentenze, conviene una lettura prudente: se un'informazione prodotta dall'AI entra in una decisione sul lavoratore, tratta quella decisione come coperta dall'articolo 41.

Non è chiaro quanto dell'informativa dell'articolo 1-bis, scritta per sistemi integralmente automatizzati, valga quando l'AI aiuta soltanto: logica del sistema, dati di addestramento e metriche di accuratezza di un assistente generalista non sono sempre disponibili. Nel dubbio, informa comunque e chiedi al fornitore la documentazione.
L'articolo 1-bis esclude già dagli obblighi informativi i sistemi protetti da segreto industriale e commerciale: questa esclusione non vale per la decisione umana dell'articolo 41.
Il decreto non collega all'articolo 41 una sanzione pecuniaria specifica: la conseguenza scritta nel testo è la nullità della decisione.
Chiarimenti del Ministero del lavoro, dell'Ispettorato o del Garante possono cambiare la lettura di questi punti.

Prima di chiudere

Domande frequenti

Posso usare ChatGPT per scrivere la valutazione di un dipendente?

Sì, se il giudizio resta tuo. L'articolo 41 vieta che la valutazione si basi unicamente su un trattamento automatizzato e riserva la decisione a una persona con potere effettivo. Se l'assistente mette in forma ciò che hai deciso, il rischio è basso; se propone il voto, devi poterlo cambiare e spiegare quanto ha pesato.

Lo screening automatico dei curriculum è vietato?

Non è coperto dalla regola dell'articolo 41: il decreto esclude ricerca e selezione delle candidature dalle decisioni finali sull'assunzione, anche quando un candidato non passa alla fase successiva. Restano però l'articolo 22 del GDPR, che il decreto lascia fermo, e il divieto di discriminazione. Chi assumere, alla fine, lo deve decidere una persona.

Basta far firmare al dipendente un consenso all'uso dell'AI?

No. L'articolo 41 dice espressamente che il consenso del lavoratore non costituisce un'eccezione al divieto di decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato.

Cosa succede se un licenziamento viene deciso dall'AI?

Il licenziamento intimato in violazione dell'obbligo di decisione umana è nullo, e lo sono anche le altre decisioni prese in violazione. Gli effetti concreti vanno valutati caso per caso con un legale o un consulente del lavoro.

Le regole valgono anche per un'azienda con pochi dipendenti?

Sì. Gli articoli 41 e 42 si riferiscono al datore di lavoro che usa sistemi AI nelle decisioni sul rapporto o nell'organizzazione del lavoro, senza soglie di dimensione.

Sono un dipendente: cosa posso chiedere?

Puoi chiedere, con l'intervento di una persona, una motivazione comprensibile della decisione che ti riguarda, con il peso che ha avuto l'AI e i principali parametri considerati. Restano il diritto di accesso ai dati raccolti e i diritti degli articoli 13, 15 e 22 del GDPR. L'accesso ai dati e le informazioni sul sistema puoi chiederli anche tramite le rappresentanze sindacali.

Da quando si applicano?

Il decreto è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 234 dell'8 ottobre 2026 ed entra in vigore il 23 ottobre 2026. Gli articoli 41 e 42 non prevedono un periodo transitorio.